NextContable“Causar” una factura es registrarla en la contabilidad con su tercero, su cuenta contable y sus impuestos. Cuando llegan decenas o cientos de facturas electrónicas al mes, hacerlo a mano es lento y propenso a errores. En esta guía verás el proceso completo paso a paso y cómo automatizarlo.
¿Qué significa "causar" una factura?
Causar es reconocer contablemente la compra: registrar el documento en tu software (Siigo, World Office, Alegra, Helisa, ContaPyme…) afectando las cuentas correctas, con el proveedor, el IVA y las retenciones que apliquen. Es lo que permite que tu contabilidad y tus impuestos cuadren.
El proceso manual, paso a paso
1. Descargar el XML de la DIAN
Ingresas al portal de la DIAN (o a tu correo), buscas cada factura recibida, descargas el ZIP y extraes el XML (y el PDF). Este es el paso más tedioso cuando son muchas.
2. Identificar el tercero
Buscas el proveedor por su NIT en tu software; si no existe, lo creas como persona natural o jurídica con los datos del XML.
3. Asignar la cuenta contable
Clasificas cada ítem en la cuenta del PUC según su naturaleza (compra de inventario, gasto, servicio, etc.).
4. Registrar IVA y retenciones
Verificas el IVA (19%, 5%, exento) y calculas las retenciones que apliquen: Retefuente, ReteICA y ReteIVA. Aquí es donde más se equivoca la gente.
¿Dudas con una retención?
Calcula la retefuente por concepto con la UVT 2026 y las bases vigentes.
5. Registrar el documento
Creas la Factura de Compra (o el Documento Soporte si el proveedor no factura), verificas que el total cuadre y guardas.
Errores comunes al causar
- Duplicar una factura ya registrada.
- Equivocar la cuenta contable o la tarifa de IVA.
- Olvidar una retención o calcularla mal.
- No causar el documento soporte de proveedores no obligados.
- Que el total no cuadre por redondeos del XML.
Cómo automatizar la causación
Una plataforma como NextContable hace todo el proceso sola: descarga los XML de la DIAN por rango de fechas, la IA identifica tercero, cuenta, IVA y retenciones, y causa el documento en tu software, evitando duplicados. Tú solo revisas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es causar una factura?
Es registrarla en la contabilidad con su tercero, su cuenta del PUC y sus impuestos (IVA y retenciones), de modo que la contabilidad y los impuestos queden correctos.
¿Se pueden causar las facturas automáticamente?
Sí. Con NextContable se descargan los XML de la DIAN y se causan automáticamente en Siigo, World Office, Alegra, Helisa o ContaPyme, con detección de IVA y retenciones.
¿Cómo evito causar dos veces la misma factura?
Un buen sistema verifica el prefijo y número del proveedor antes de registrar. NextContable controla duplicados automáticamente.