NextContableEl documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar es una de las obligaciones que más dudas genera. Si le compras a un proveedor que no está obligado a expedir factura electrónica, eres tú quien debe generar el soporte para poder deducir el costo o gasto. En esta guía te explicamos qué es, cuándo aplica, qué datos debe llevar y cómo generarlo sin volverte loco.
¿Qué es el documento soporte?
El documento soporte es el comprobante que elabora el comprador cuando adquiere bienes o servicios a un proveedor no obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, personas naturales no responsables de IVA o quienes no están obligados a expedir factura). Sirve para soportar costos, deducciones e impuestos descontables ante la DIAN.
A diferencia de una factura electrónica —que expide el vendedor—, el documento soporte lo genera y transmite quien realiza la compra, con su propia numeración autorizada por la DIAN.
¿Cuándo estás obligado a generarlo?
- Cuando le compras a un proveedor no obligado a expedir factura o documento equivalente.
- Cuando necesitas soportar el costo, gasto o impuesto descontable de esa operación.
- Aplica tanto para bienes como para servicios recurrentes o esporádicos.
¿Qué datos debe contener?
El documento soporte electrónico debe incluir, como mínimo:
- Apellidos, nombre o razón social y NIT o cédula del vendedor.
- Datos del adquirente (tú).
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN para documento soporte.
- Fecha de la operación y descripción del bien o servicio.
- Valor total, y cuando apliquen, IVA y retenciones.
- El código único (CUDS) y la firma electrónica correspondiente.
¿Cómo se elabora paso a paso?
- Identifica que el proveedor no está obligado a facturar.
- Reúne los datos del tercero (NIT/cédula, nombre) y del bien o servicio.
- Genera el documento soporte con tu numeración autorizada, en tu software o proveedor tecnológico.
- Transmítelo a la DIAN y consérvalo.
- Cáusalo en tu contabilidad como el soporte del costo o gasto.
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El problema de hacerlo a mano
Generar y causar documentos soporte uno por uno consume tiempo, y es fácil que se olviden compras pequeñas que luego no se pueden deducir. Si manejas varias empresas, el problema se multiplica.
Con NextContable la descarga de la DIAN y la causación —incluidos los documentos soporte de no obligados— se hace automáticamente en Siigo, World Office, Alegra y más.
Preguntas frecuentes
¿Quién genera el documento soporte, el comprador o el vendedor?
Lo genera el comprador (adquirente), porque el vendedor no está obligado a expedir factura. El comprador usa su propia numeración autorizada por la DIAN.
¿El documento soporte reemplaza la factura?
No. Es un comprobante distinto que se usa solo cuando el proveedor no está obligado a facturar. Si el proveedor factura, se usa la factura electrónica.
¿Se le hace retención al documento soporte?
Sí, cuando aplica. Si la operación supera la cuantía mínima del concepto, se practica la retención en la fuente correspondiente.