NextContableAntes de causar una factura de compra hay que verificar y validar que todo esté correcto — de lo contrario tu contabilidad y tus impuestos quedan mal. Aquí tienes el checklist de lo que se debe revisar en cada factura, y cómo automatizarlo.
Verificar vs. validar: no son lo mismo
Verificar es comprobar que la factura esté completa y sea legítima (que exista, que los datos estén, que sea de la DIAN). Validar es confirmar que la información contable es la correcta para causarla bien.
El checklist de validación
1. Proveedor (tercero)
Que el NIT corresponda al proveedor y que exista en tu sistema (o crearlo con los datos del XML). Persona natural o jurídica según corresponda.
2. IVA y su tarifa
Confirmar que el IVA (19%, 5%, exento) coincide con lo que trae el XML de la DIAN, por ítem.
3. Retenciones
Revisar las retenciones que apliquen (Retefuente, ReteICA, ReteIVA) según el concepto y la cuantía.
4. Ítems y cuentas del PUC
Aquí está lo crítico: cada ítem debe ir a su cuenta contable correcta. En muchas empresas una misma factura tiene ítems que van a cuentas distintas.
5. Que no esté duplicada
Comprobar por prefijo + número del proveedor que la factura no se haya causado antes. Los duplicados descuadran costos e IVA descontable.
Cómo se automatiza la validación
La IA lee el XML, verifica que esté completo y valida los 5 puntos automáticamente: identifica el proveedor, confirma IVA y retenciones, propone la cuenta de cada ítem (según tus reglas) y descarta duplicados. Lo que no cuadra, lo marca para que tú lo revises.
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Con NextContable, la verificación y validación ocurren solas antes de causar — tú solo apruebas.
Preguntas frecuentes
¿Qué se debe validar en una factura de compra?
El proveedor (NIT), el IVA y su tarifa, las retenciones que apliquen, los ítems y sus cuentas del PUC, y que la factura no esté duplicada.
¿Cuál es el error más común?
Causar una factura duplicada o asignar la cuenta contable equivocada a un ítem. Ambos descuadran costos e impuestos.
¿Se puede validar automáticamente?
Sí. La IA verifica el XML y valida proveedor, IVA, retenciones, cuentas por ítem y duplicados; solo marca para revisión lo que no cuadra.