NextContableLas facturas de compra son de lo que más consume tiempo en cualquier empresa: llegan de la DIAN y del correo, hay que verificarlas, validarlas y causarlas en el software contable, una por una. Automatizar ese flujo —el de cuentas por pagar— es de los proyectos con mayor retorno. Aquí te explicamos cómo funciona de punta a punta.
El flujo de una factura de compra, hoy (a mano)
Cuando entra una factura de un proveedor, alguien tiene que: descargar el archivo de la DIAN, revisar que los datos estén bien, confirmar el proveedor, el IVA y las retenciones, y luego digitarla en el sistema contable con su cuenta correcta. Multiplica eso por cientos de facturas al mes y ya tienes a una persona dedicada solo a teclear.
El mismo flujo, automatizado
La automatización de cuentas por pagar hace ese recorrido sola: recibir → verificar → validar → causar en tu software contable. Tú solo revisas y apruebas.
1. Recibir la factura
Se descargan automáticamente las facturas de compra de la DIAN (XML + PDF), por rango de fechas y para todos tus NITs, sin bajarlas una por una.
2. Verificar
Se leen los datos del XML y se comprueba que la factura esté completa y correcta: emisor, número, fecha, valores. Si algo falta o no cuadra, se marca.
3. Validar
Se valida la información clave —proveedor por NIT, IVA y su tarifa, retenciones, ítems y sus cuentas del PUC— y se verifica que la factura no esté duplicada.
4. Causar
La IA registra la factura en tu software contable (Siigo, World Office, Alegra, Helisa, ContaPyme o el que uses), creando el proveedor y asignando las cuentas correctas. Del sistema/portal a tu software contratado, automático.
¿Y las facturas con varias cuentas por ítem?
Muchas empresas causan cada ítem de una factura en una cuenta distinta del PUC. La automatización contempla ese caso: la IA propone la cuenta de cada línea según tus reglas, tú confirmas una vez, y de ahí en adelante se aplica solo a ese proveedor.
Beneficios para el área de cuentas por pagar
- Horas recuperadas: tu equipo deja de digitar y pasa a revisar y controlar.
- Cero duplicados: control automático antes de registrar.
- Trazabilidad: ves el estado de cada factura en un panel.
- Escala: el mismo equipo procesa mucho más volumen.
Pruébalo con tus propias facturas
Conecta la DIAN y tu software contable y velo causar solo.
En NextContable automatizamos justo este flujo: descargamos tus facturas de compra de la DIAN y las causamos en tu software contable, incluidas las que van con varias cuentas por ítem.
Preguntas frecuentes
¿Qué es automatizar las facturas de compra?
Es lograr que las facturas que recibes de proveedores se descarguen, verifiquen, validen y causen en tu software contable de forma automática, sin digitarlas una por una.
¿Sirve si cada ítem va a una cuenta distinta?
Sí. La IA propone la cuenta del PUC de cada ítem según tus reglas; las confirmas una vez y se aplican solas a las siguientes facturas de ese proveedor.
¿En qué software puede causar?
En Siigo Nube de forma nativa, y también World Office, Alegra, Helisa y ContaPyme. Si usas un sistema propio, se evalúa una integración a la medida.
¿Evita causar dos veces la misma factura?
Sí. Antes de registrar, verifica el prefijo y número del proveedor para evitar duplicados.