NextContableEl proceso de compra no empieza en la factura: empieza en un requerimiento y termina cuando la factura queda causada en tu software contable. Cuando ese recorrido está desordenado o es manual, se pierden facturas, se pagan cosas mal y el cierre se vuelve una carrera. Aquí verás cómo gestionarlo y automatizarlo de punta a punta.
Las etapas del proceso de compra
1. Radicación del requerimiento
Alguien necesita comprar algo y lo radica (registra la solicitud) con su justificación. Tener esto ordenado evita compras sin control y facilita la trazabilidad.
2. Aprobación
El requerimiento pasa por quien deba aprobarlo según monto o área. Automatizar esta etapa acelera las compras y deja registro de quién aprobó qué.
3. Recepción de la factura
El proveedor entrega el bien/servicio y llega la factura de compra por la DIAN. Se descarga automáticamente.
4. Verificación y validación
Se verifica y valida la factura: proveedor, IVA, retenciones, ítems y cuentas, y que no esté duplicada. Idealmente, se cruza contra el requerimiento aprobado.
5. Causación
La factura se causa en el software contable, pasando del sistema/portal de la empresa al software contratado, con las cuentas correctas.
Por qué conviene automatizarlo
- Control: nada se compra ni se causa sin pasar por su radicación y aprobación.
- Trazabilidad: de un vistazo sabes en qué etapa está cada compra.
- Sin doble digitación: el dato se captura una vez y viaja por todo el proceso.
- Cierre más rápido: al llegar el cierre, las facturas ya están causadas.
Del sistema de la empresa al software contable
El último tramo —pasar la factura del sistema de la empresa al software contable contratado— es donde más se traba todo cuando es manual. Ahí es donde NextContable automatiza: recibe, verifica, valida y causa la factura en tu software (Siigo, World Office, Alegra, Helisa, ContaPyme o a la medida), cerrando el proceso sin digitación.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye el proceso de compra?
Desde la radicación del requerimiento y su aprobación, hasta la recepción de la factura, su verificación/validación y la causación en el software contable.
¿Qué es radicar un requerimiento?
Es registrar formalmente la solicitud de compra con su justificación, para que pase por aprobación y quede trazable.
¿Se puede automatizar todo el proceso?
La recepción, verificación, validación y causación de la factura se automatizan de punta a punta; la radicación y aprobación se pueden ordenar y conectar para que todo fluya sin digitar dos veces.