NextContableLa facturación electrónica ya es obligatoria para la mayoría de negocios en Colombia. Si tienes una pyme, esta guía te explica en simple qué es, quién está obligado, cómo funciona y qué documentos electrónicos existen — incluida la parte que más cuesta: recibir y causar las facturas de tus proveedores.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es la emisión de facturas en un formato electrónico estándar (XML UBL 2.1), validado por la DIAN antes o en el momento de entregarlo al cliente. Reemplaza a la factura de papel y tiene la misma validez legal.
¿Quiénes están obligados?
En términos generales, están obligados a facturar electrónicamente los responsables de IVA, los comerciantes, y en general quienes venden bienes o prestan servicios y deben expedir factura. Con el tiempo la obligación se ha ido ampliando a más sectores y a documentos como la nómina electrónica y el documento soporte.
¿Cómo funciona, paso a paso?
- Contratas un proveedor tecnológico o usas un software habilitado.
- Solicitas a la DIAN tu numeración y resolución de facturación.
- Emites la factura en XML, que se valida ante la DIAN y genera el CUFE.
- Entregas al cliente la representación gráfica (PDF) y el XML.
Los documentos electrónicos que debes conocer
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Factura electrónica de venta | Soportar una venta de bienes o servicios |
| Nota crédito / débito | Corregir o ajustar una factura ya emitida |
| Documento soporte | Comprar a proveedores no obligados a facturar |
| Nómina electrónica | Soportar los pagos laborales |
La parte difícil para las pymes: recibir y causar
Emitir suele ser lo fácil. El dolor de cabeza es recibir decenas de facturas de proveedores cada mes, bajar los XML de la DIAN uno por uno, y causarlas con su tercero, IVA y retenciones.
Cómo automatizarlo
NextContable se conecta a la DIAN, descarga automáticamente tus facturas recibidas y las causa solas en Siigo, World Office, Alegra, Helisa o ContaPyme — detectando IVA y retenciones con IA. Ideal para pymes y firmas contables que no quieren crecer solo en digitadores.
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Preguntas frecuentes
¿La facturación electrónica es obligatoria en Colombia?
Sí, para la mayoría de responsables de IVA y comerciantes obligados a facturar. La obligación se ha ampliado a documentos como el documento soporte y la nómina electrónica.
¿Debo hacer algo si solo recibo facturas electrónicas?
Sí. Debes descargar y causar esas facturas para soportar costos y descontar IVA, aunque tú no emitas.
¿Puedo automatizar la recepción y causación?
Sí. NextContable descarga tus facturas de la DIAN y las causa automáticamente en tu software contable.