NextContableLa factura electrónica que descargas de la DIAN es un archivo XML pensado para máquinas, no para contadores. Entre ese XML y un asiento contable correcto hay varios pasos que normalmente hacemos a mano. Así los resolvemos en NextContable.
1. Leer el XML y normalizarlo
La DIAN entrega distintos tipos de documento (factura, nota crédito/débito, documento soporte, AttachedDocument con el PDF embebido). NextContable los lee todos y los convierte a una estructura única: proveedor, fecha, CUFE, ítems, impuestos y totales. Si quieres saber qué es cada dato, mira qué es el CUFE.
2. Identificar al tercero
El proveedor se busca por NIT; si no existe, se crea (persona natural o jurídica) con los datos del XML. Desaparece el "buscar y crear terceros uno por uno".
3. Asignar la cuenta por ítem con IA
Cada ítem de la factura se clasifica en su cuenta según su naturaleza (inventario, gasto, servicio). La clasificación aprende de tus decisiones: lo que corriges hoy se propone solo mañana.
4. IVA y retenciones
El IVA y su tarifa (19%, 5%, exento) salen del XML. Las retenciones (retefuente, ReteICA y ReteIVA) se calculan según la base, el concepto y el tipo de proveedor. Para repasar tarifas: retención en la fuente 2026.
5. Control de duplicados y de cuadre
Antes de registrar se verifica el prefijo y número del proveedor, y que el total cuadre con las partidas, incluso con descuentos: el valor se trabaja neto de descuentos para que el asiento coincida con la factura.
6. Una vista de trabajo cómoda
- Búsqueda por proveedor, NIT, número de factura o código de proveedor.
- Columnas personalizables: muestra u oculta lo que necesitas.
- Guardado automático de tus cambios mientras revisas.
- Filtros por estado: causada, parcial, pendiente o con error.
- Multi-NIT: cambias de empresa sin cerrar sesión.
7. Registrar en tu software
Con todo listo, el asiento se causa directamente si tu programa tiene API, o se exporta en el formato de importación si no la tiene. En ambos casos el contador revisa, no digita. Detalle del segundo caso en software contable sin API.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos extrae NextContable del XML de la DIAN?
Proveedor y NIT, fecha, CUFE, ítems con cantidades y valores, IVA y su tarifa, retenciones y totales, para convertirlos en un asiento contable.
¿Puedo corregir la cuenta o el tercero antes de causar?
Sí. Cada documento se puede revisar y editar antes de causar o exportar; la clasificación aprende de tus correcciones.
¿Cómo evita NextContable los duplicados?
Verifica el prefijo y el número del proveedor antes de registrar, de modo que una misma factura no se cause dos veces.