NextContableLa causación automática es el proceso de registrar en la contabilidad, sin digitar, las facturas y documentos que recibes de tus proveedores: el sistema lee el documento electrónico de la DIAN, identifica el tercero, asigna las cuentas, calcula IVA y retenciones y crea el asiento en tu software contable o ERP. La persona deja de teclear y pasa a revisar excepciones.
Qué automatiza exactamente
Causar a mano implica cinco tareas repetitivas por cada factura. La causación automática las encadena:
- Descarga: trae los XML y PDF de la DIAN por rango de fechas, sin entrar al portal factura por factura.
- Lectura del XML: extrae proveedor, NIT, fecha, ítems, impuestos y CUFE (ver qué es el CUFE).
- Clasificación: asigna la cuenta del PUC por ítem y vincula o crea el tercero.
- Impuestos: IVA y retenciones (retefuente, ReteICA, ReteIVA) según el concepto y el proveedor.
- Registro: causa el documento directamente (API) o genera el archivo de importación que tu sistema carga en bloque.
No es magia: son reglas + IA + control
| Capa | Qué hace | Qué evita |
|---|---|---|
| Reglas | Cuenta por proveedor o concepto, tarifas de IVA, topes de retención | Criterios distintos entre personas |
| IA | Sugiere la cuenta de ítems nuevos y aprende de tus correcciones | Clasificar a ojo cada descripción |
| Control | Duplicados por prefijo y número, cuadre de totales, estado por documento | Causar dos veces o con valores que no cuadran |
| Revisión humana | El contador aprueba o corrige lo dudoso | Errores silenciosos |
Beneficios medibles
- Tiempo: de 3 a 5 minutos por factura digitando a segundos. En 500 facturas al mes son entre 25 y 40 horas liberadas.
- Calidad: menos errores de cuenta, IVA o retención, y sin duplicados.
- Cierre: la contabilidad está al día durante el mes, no a última hora.
- Cumplimiento: el documento soporte de no obligados se causa a tiempo.
- Escala: el volumen crece sin contratar más digitadores. Calcula el retorno en ROI de la automatización.
Qué necesita tu empresa para empezar
- Acceso a la DIAN para descargar los documentos recibidos.
- Un software contable o ERP (con API o con importación de archivos).
- Tu PUC y tus reglas básicas (cuentas por proveedor o concepto).
Para verlo en orden, lee los pasos para automatizar la causación contable. Si tu sistema es un ERP empresarial como Siesa, mira cómo automatizar la causación con Siesa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la causación automática?
Es registrar en la contabilidad, sin digitar, las facturas que recibes: el sistema lee el XML de la DIAN, identifica tercero, cuenta, IVA y retenciones y crea el asiento en tu software contable o ERP.
¿Reemplaza al contador?
No. Automatiza el trabajo repetitivo y deja al contador la revisión de excepciones, los criterios y el análisis.
¿Qué pasa si una factura se descarga dos veces?
Un buen sistema verifica prefijo y número del proveedor antes de registrar. NextContable controla duplicados automáticamente.
¿Funciona con cualquier software contable?
Funciona con Siigo, Siigo Contador, World Office, Alegra, Helisa, ContaPyme, Siesa y sistemas propios, por API o archivo de importación según tu versión.