NextContableAutomatizar la causación no es instalar un programa y esperar que funcione. Es un proyecto corto con pasos claros. Con la ruta correcta, una empresa o firma contable puede pasar de digitar a revisar en días, no meses. Estos son los 7 pasos.
Paso 1. Diagnóstico: mide antes de automatizar
Responde tres preguntas: cuántas facturas causas al mes, cuánto tarda cada una y qué porcentaje tiene errores o reprocesos. Con esos datos calculas el retorno (ver ROI de la automatización) y eliges por dónde empezar.
Paso 2. Acceso a la DIAN
La causación parte de los documentos que la DIAN ya registró a tu NIT. Se conecta tu acceso (cifrado) para descargar XML y PDF de forma masiva por rango de fechas. Para la parte previa del proceso, mira descargar facturas de la DIAN automáticamente.
Paso 3. Conexión con tu software contable o ERP
Hay tres rutas, y no depende de que tu sistema sea famoso sino de qué ofrece:
| Ruta | Cuándo aplica | Resultado |
|---|---|---|
| API | Tu sistema expone servicios para crear documentos | El documento queda causado directamente |
| Archivo de importación | Tu sistema carga planos o Excel con un formato definido | Archivo listo que cargas en bloque |
| A la medida | Sistema propio o muy personalizado | Conector desarrollado para tu caso |
Detalle en software contable sin API y en conexión de un ERP con la DIAN.
Paso 4. Reglas: cuentas, IVA y retenciones
Se define cómo se clasifica: cuenta por proveedor, por concepto o por ítem; tarifas de IVA; qué proveedores o conceptos llevan retención y con qué base. Las reglas viven en un solo lugar y se aplican igual en todas las facturas. Para repasar bases y tarifas usa la calculadora de retención.
Paso 5. Piloto controlado
Empieza con un mes de facturas, o con un grupo de NIT si eres firma. Compara el resultado automático contra tu causación habitual y ajusta reglas. El objetivo del piloto es que los totales y los impuestos coincidan con lo que habrías registrado a mano.
Paso 6. Controles que no se negocian
- Duplicados: prefijo + número + NIT del proveedor.
- Cuadre: total del documento contra suma de partidas, con descuentos.
- Notas crédito/débito: asociadas a su factura original (ver notas crédito y débito).
- Trazabilidad: quién causó, cuándo y con qué regla.
Paso 7. Producción y mejora continua
Con los controles activos, el flujo corre solo y tu equipo trabaja por excepciones. Cada corrección alimenta las reglas: lo que hoy arreglas, mañana se propone solo. Después puedes encadenar lo siguiente: conciliación bancaria automatizada y reportes de cuentas por pagar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda implementar la causación automática?
Con un software contable en la nube suele ser cuestión de días; con ERPs o sistemas a la medida puede tomar algunas semanas por la validación de formatos y reglas. El piloto define el tiempo real.
¿Qué necesito para empezar?
Acceso a la DIAN, tu software contable o ERP y tu PUC con las reglas básicas de cuentas por proveedor o concepto.
¿Debo cambiar de software contable?
No. La automatización se conecta a tu sistema actual por API o archivo de importación.
¿Se puede probar antes de contratar?
Sí. NextContable ofrece 25 causaciones gratis para validar el flujo con tus propias facturas.