NextContableConectar un ERP o software contable con la DIAN significa que los documentos que la DIAN registra a tu NIT lleguen a tu sistema ya clasificados y causados, sin que nadie los digite. La duda técnica casi siempre es la misma: ¿mi sistema tiene API? La respuesta cambia la ruta, pero no impide automatizar.
Las tres rutas de conexión
| Ruta | Cómo funciona | Ventajas | A tener en cuenta |
|---|---|---|---|
| API | El documento se crea directamente en el sistema mediante servicios web | Sin pasos manuales, estado inmediato | Depende de que el sistema exponga la funcionalidad y del límite de peticiones |
| Archivo de importación | Se genera el plano o Excel con el formato exacto y se carga en bloque | Funciona con casi cualquier sistema, revisión previa | Un paso de carga, que se puede programar o hacer por lote |
| Integración a la medida | Se desarrolla un conector para un sistema propio o muy personalizado | Ajuste total a tu proceso | Requiere análisis y tiempo de desarrollo |
Cómo elegir según tu sistema
| Sistema | Perfil | Ruta habitual |
|---|---|---|
| Siesa | ERP para empresas medianas y grandes | API o archivo, según versión e instalación |
| Siigo / Siigo Contador | Pymes y firmas contables | API (Siigo Nube) o asiento en formato de importación (Contador) |
| World Office | Pymes y firmas, escritorio y Cloud | API o archivo según versión |
| Alegra | Emprendedores y pymes en la nube | API |
| Helisa | Firmas y empresas con trayectoria | API o archivo según versión |
| ContaPyme | Pymes con inventarios integrados | API o archivo según versión |
| Sistema propio | Desarrollo interno | Integración a la medida o archivo |
Preguntas que conviene resolver antes
- ¿Qué versión y módulos usas? Cambia lo que el sistema permite.
- ¿Quién administra el sistema? Si es un proveedor o TI interno, hay que coordinar permisos.
- ¿Qué parametrización existe? Cuentas, centros de costo, tipos de documento, numeración.
- ¿Qué volumen manejas? Define si se necesita carga por lotes o procesamiento continuo.
- ¿Quién aprueba? Si hay flujos de aprobación, el documento debe llegar con el estado correcto.
Qué debe garantizar una buena conexión
- Idempotencia: si se reintenta un envío, no se duplica el documento.
- Trazabilidad: sabes qué se envió, cuándo y con qué resultado.
- Manejo de errores: un documento fallido no detiene al resto, y queda con el motivo.
- Seguridad: credenciales cifradas y acceso con permisos mínimos.
- Reversibilidad: puedes corregir o anular sin dejar datos huérfanos.
Si buscas el caso particular de Siesa, lee automatización con Siesa. Para comprender el concepto de conectar plataformas, revisa integración de plataformas por API.
Preguntas frecuentes
¿Mi ERP necesita API para automatizar la causación?
No necesariamente. Si no tiene API, se puede automatizar con un archivo de importación en el formato exacto del sistema, que se carga en bloque.
¿Qué diferencia hay entre API y archivo de importación?
Con API el documento se crea directamente en el sistema; con archivo se genera un plano o Excel que el sistema importa. El resultado contable es el mismo.
¿Se puede integrar un sistema propio?
Sí. Se evalúa su API o su mecanismo de importación y, si hace falta, se desarrolla un conector a la medida.
¿Cuánto tarda conectar un ERP?
Depende del sistema y la parametrización. Con software en la nube suele ser rápido; con ERPs empresariales se valida versión, formatos y permisos antes de producción.